Sobota, 26 listopada 2022

Zarządzanie danymi środowiskowymi: Ucieczka z labiryntu starszych systemów

17 grudnia 2021

Wyobraź sobie, że podróżujesz przez starożytny i zatęchły labirynt pełen zwrotów akcji i ślepych zaułków. Prawdopodobnie zgubiłbyś się tam na zawsze, ale na szczęście masz doświadczonego przewodnika, który zna najlepsze ścieżki i najszybszą drogę przez labirynt.

Z ich pomocą docierasz do końca labiryntu i znajdujesz to, czego szukałeś.

Teraz wyobraź sobie, co by się stało, gdybyś wszedł do tego samego labiryntu miesiąc później, ale zamiast znaleźć swojego wiernego przewodnika, który czekałby, aby Cię przeprowadzić, znalazłbyś... nikogo.

Czy mógłbyś znaleźć drogę przez labirynt? Być może. Ale najprawdopodobniej zajęłoby ci to dużo więcej czasu, trafiłbyś w kilka ślepych zaułków i prawdopodobnie skończyłbyś z rozdzierającym bólem głowy.

Na pewno pomyślałbyś "musi być łatwiejsza droga niż ta".

Chociaż ta sytuacja brzmi jak czysta fantazja, wiele firm nastawiło się na ten sam rodzaj bólu i nieefektywności, ponieważ nie zwróciły należytej uwagi na sposób zarządzania swoimi danymi środowiskowymi.

Efekt strażnika

Aby nadążyć za potrzebami BHP i Ochrony Środowiska, wiele firm buduje własne labirynty. Labirynty danych środowiskowych, takie jak złożona seria arkuszy kalkulacyjnych lub wewnętrzny program do zarządzania danymi środowiskowymi.

Czasami te systemy zarządzania danymi środowiskowymi mogą działać naprawdę dobrze, jeśli wiesz, jak z nich korzystać. Możesz nawet używać ich przez kilka lat, przekształcając je w istotną część swojej działalności.

Twój menedżer ds. środowiska może stać się profesjonalistą w korzystaniu z dotychczasowego systemu i z łatwością się nim poruszać. To, co wygląda jak zlepek arkuszy kalkulacyjnych, ma dla niej sens i wydaje się, że zawsze jest w stanie przygotować na czas raporty dotyczące zgodności z wymogami ochrony środowiska.

Nie ma więc problemu, prawda?

Nieprawda.

Ten rodzaj zarządzania danymi środowiskowymi zachęca kierowników ds. bhp do stania się strażnikami, jedynymi osobami zdolnymi do zrozumienia, jak działa system lub do pobierania danych. Nikt inny nie może nic zrobić bez ich pomocy.

A problem z gatekeeperami polega na tym, że czasami mogą zniknąć. Zachorować. Odejść na emeryturę. Zmienić pracę. I wtedy zostajesz, próbując znaleźć drogę przez swój własny system zarządzania danymi i gubiąc się.

Cały system, który na początku działał wspaniale, rozrastał się i rozrastał w ogromny labirynt, który teraz jest Twoim najgorszym wrogiem.

Zastępowanie strażnika bramek

Nie ma trudniejszej sytuacji dla kierownika ds. bhp niż zajęcie miejsca po znikniętym strażniku. Wszystkie role i obowiązki są takie same, ale narzędzia, które umożliwiały realizację tych zadań, już nie działają.

Bez względu na to, jak wykwalifikowany lub doświadczony jest nowy specjalista ds. BHP, zaczyna on w niekorzystnej sytuacji i musi nauczyć się zupełnie nowego sposobu działania. Naraża to całą firmę na ryzyko związane ze zgodnością środowiskową i powoduje zatrzymanie projektów.

Po kilku latach nauki, w końcu mogą znaleźć drogę przez labirynt arkuszy kalkulacyjnych i dowiedzieć się, jak przejść przez labirynt starszych systemów. Ale wszystko, co zrobiłeś, to zastąpienie jednego strażnika innym! Za kilka lat Twoja firma wróci do punktu wyjścia i będziesz musiał zacząć cały proces od nowa.

Zapobieganie efektowi "strażnika bramek

Jedynym sposobem na wyjście z tego cyklu jest niedopuszczenie do tego, aby kierownik ds. bhp stał się strażnikiem. A to wymaga systemu zarządzania danymi środowiskowymi, który jest odporny na to, że tylko jedna osoba jest ekspertem i wie, jak wszystko działa.

Jednym z najlepszych sposobów jest upewnienie się, że kierownik ds. bhp nie jest jedyną osobą odpowiedzialną za budowanie systemu zarządzania danymi środowiskowymi. Najczęstszą przyczyną efektu "stróża" jest poleganie na jednej osobie przy tworzeniu wszystkich arkuszy kalkulacyjnych i formuł zarządzania środowiskowego.

O wiele lepiej jest korzystać z bardziej ustandaryzowanego systemu, który jest dobrze udokumentowany i przejrzysty. Spróbuj zlecić swojemu menedżerowi ds. środowiska stworzenie szablonów, które określają, jakie dane i obliczenia muszą być wykorzystywane, ale są wystarczająco jasne, aby każdy pracownik działu BHP mógł je zrozumieć. Twój specjalista ds. ochrony środowiska może poświęcić czas na uwierzytelnianie wyników opartych na szablonach, zamiast poświęcać czas na zbieranie i wprowadzanie danych.

Niektóre firmy zwracają się ku oprogramowaniu do zarządzania ochroną środowiska (EMS), aby pomóc w takich sytuacjach. Słowo ostrzeżenia: oprogramowanie opracowane wewnętrznie może być równie trudne w obsłudze dla nowych użytkowników, jeśli zostało zaprojektowane wyłącznie pod kierunkiem jednego specjalisty ds. ochrony środowiska i zdrowia. Należy położyć nacisk na podział obowiązków i sprawić, aby oprogramowanie wykonało specjalistyczną pracę.

Jeśli zdecydują się Państwo na korzystanie z systemu EMS innej firmy, proszę upewnić się, że jest on dostarczany wraz ze wsparciem technicznym i że stoją za nim prawdziwi specjaliści w zakresie ochrony środowiska - a nie tylko twórcy oprogramowania - którzy mogą pomóc Państwu w okresach przejściowych. Znalezienie odpowiedniego partnera ma zasadnicze znaczenie.

Image credit: Tim Green