Wtorek, 25 stycznia 2022

Zarządzanie audytem środowiskowym w nowym roku: Zaprzyjaźnij się z audytorem

14 grudnia 2021

Jako że rok 2021 dobiega końca, postanowiliśmy zwrócić się do zespołu specjalistów ds. zgodności i naukowców środowiskowych ERA o porady dotyczące rozpoczęcia nowego roku na dobrej drodze, tak aby doskonały roczny wynik zgodności stał się osiągalnym celem.

Najbardziej popularna rada brzmiała: zaprzyjaźnij się z lokalnym organem regulacyjnym ds. ochrony środowiska.

Często menedżerowie środowiskowi postrzegają swojego lokalnego audytora zgodności środowiskowej jako złoczyńcę, który szuka jakiegoś drobnego wykroczenia, za które mógłby ich ukarać i nałożyć grzywnę. Takie postrzeganie nastawia organy regulacyjne ds. ochrony środowiska na bycie Twoim przeciwnikiem, uniemożliwiając im poznanie i zaufanie do Twojej firmy. To właśnie ci menedżerowie środowiskowi, którzy nie lubią swoich audytorów środowiskowych, odczuwają największy stres przed i w trakcie rutynowego audytu i najbardziej stresują się podczas pisania raportów lub zezwoleń.

Prawda o audytorach

Prawda jest jednak taka, że audytor środowiskowy może być jednym z najpotężniejszych zasobów w zakresie zgodności z przepisami, z których może skorzystać Twoja firma. Organy regulacyjne chcą, abyś odniósł sukces w przestrzeganiu każdego obowiązującego przepisu środowiskowego i zrobią wszystko, co w ich mocy, aby pomóc Ci osiągnąć idealną zgodność. To trochę jak posiadanie konsultanta środowiskowego na rękę, ale bez wysokich opłat.

Nie oznacza to, że urzędnik państwowy lub federalny sprawdzi dla Ciebie raporty przed upływem terminu, aby upewnić się, że wszystkie nasze dane są poprawne, ale będzie w stanie powiedzieć Ci kilka bardzo ważnych informacji, takich jak to, czy Twój stan akceptuje zwolnienie De Minimis dla sprawozdawczości chemicznej (niektóre nie akceptują - i ten powszechny błąd prowadzi do wielu nieprawidłowych raportów!) lub jakie rodzaje zezwoleń będą potrzebne Twojemu zakładowi, aby mógł działać w przyszłym roku. Nigdy nie zaszkodzi skontaktować się z lokalnym biurem regulacyjnym i zapytać o te palące pytania, które nie dają nam spać, gdy zbliża się termin składania sprawozdań.

W rzeczywistości, organy regulacyjne są tymi, którzy najczęściej widzą powszechne i mało znane błędy, które reporterzy popełniają w swoich dokumentach, i są prawdopodobnie najlepiej przystosowanym darmowym źródłem informacji, aby pomóc Ci ich uniknąć. Nie lubią widzieć błędów w raportach i wolą pomóc Ci uniknąć ich w pierwszej kolejności, niż karać Cię za nie później.

Ponadto, mając dobre relacje i zaufanie do swoich organów regulacyjnych oznacza, że audyty osobiste staną się mniej stresujące, ponieważ już zaczynasz na dobrej stopie. Jeśli dołożyłeś starań, aby udowodnić swojemu organowi regulacyjnemu, że zgodność z przepisami w zakresie ochrony środowiska jest jednym z Twoich najważniejszych priorytetów, nie będzie on zakładał najgorszego.

Zdobywanie zaufania organów regulacyjnych

Pozyskanie przychylności audytora nie jest trudne: oznacza po prostu wykonywanie swojej pracy w sposób prawidłowy i przejrzysty. Nie, nie oznacza to, że musisz mieć doskonały wynik w zakresie zgodności z przepisami, zanim audytor kiedykolwiek Ci zaufa, oznacza to po prostu, że podejmujesz widoczne wysiłki w celu poprawy swojego śladu środowiskowego, dostarczasz wszystkie swoje raporty na czas i samodzielnie ujawniasz naruszenia, zamiast je ukrywać.

Na przykład, jeden z klientów ERA miał nieoczekiwaną awarię sprzętu, która spowodowała nadmierną emisję HAPs. Klient ten prowadził doskonałą dokumentację podczas całej tej sytuacji i szybko zgłosił emisje, gdy tylko problem został naprawiony. Ponieważ ich dokumentacja była tak szczegółowa i dokładna, organ nadzorujący ochronę środowiska wysłany w celu oceny sytuacji pochwalił kierownika ds. ochrony środowiska za dobrze wykonaną pracę. Przykład: prawidłowe prowadzenie dokumentacji i szybkie działania mające na celu zatrzymanie emisji wystarczyły, aby przekonać audytora, pomimo faktu, że wystąpiły pewne nadmierne emisje.

Innym częstym przykładem jest sytuacja, w której zakład odkrywa, że nie zgłosił swoich emisji LZO z poprzedniego roku, a Agencja Ochrony Środowiska nigdy nie odkryła tego błędu. Zamiast trzymać to w tajemnicy, najlepszą rzeczą do zrobienia jest samoujawnienie się swojemu regulatorowi. Będzie to dowód, że jesteś zaangażowany w uczciwej sprawozdawczości zgodności i jesteś bardziej prawdopodobne, aby nie płacić żadnych kar za to. I są szanse, że jeśli EPA odkryje błąd przed samozgłoszenia, będzie w obliczu niektórych dość duże grzywny.

Odwrotna sytuacja jest również prawdziwa. Posiadanie dobrego rejestru zgodności, ale niechlujne praktyki zarządzania środowiskiem to szybki sposób na utratę szacunku organów regulacyjnych. Zabałaganiona i niezorganizowana szafka na akta nie jest czymś, co chciałby zobaczyć organ nadzorujący, nawet jeśli wszystkie znajdujące się w niej raporty są w 100% poprawne (nie bez powodu uzyskanie certyfikatu ISO 14001 wymaga stworzenia efektywnego SZŚ - wymusza to poświęcenie czasu na organizację i usprawnienie prowadzenia dokumentacji środowiskowej).

Wczucie się w mentalność organu nadzorującego

Jednym z najlepszych sposobów zarządzania zgodnością środowiskową i cieszenia się mniej stresującymi audytami środowiskowymi jest zrozumienie, czego będą poszukiwać audytorzy i przewidzenie ich potrzeb.

Aby to zrobić, należy najpierw przeprowadzić wewnętrzny audyt środowiskowy. Sugerujemy, abyś zadał sobie te same pytania, które zadano Ci podczas ostatniego audytu. Zapytaj lokalnych regulatorów, jakiego rodzaju pytań możesz się spodziewać. Istnieje również wiele zasobów internetowych dla audytorów środowiskowych, do których Ty, jako kierownik ds. środowiska, możesz uzyskać dostęp.

Zanim jakikolwiek organ regulacyjny pojawi się w Twoim zakładzie, upewnij się, że zarządzanie danymi środowiskowymi jest w porządku. Jeśli nadal korzystasz z papierowych kopii dokumentów, uporządkuj je i uporządkuj, tak aby audytor mógł znaleźć potrzebne informacje w ciągu zaledwie kilku minut. Jeszcze lepszym rozwiązaniem jest przejście na elektroniczne zarządzanie danymi środowiskowymi, dzięki czemu audytor może po prostu użyć funkcji wyszukiwania, aby znaleźć cokolwiek i uzyskać wszystkie znaczniki czasu i dane dotyczące autorstwa w mgnieniu oka.

Więcej na: http://etykieta-produktu.pl