Sobota, 20 sierpnia 2022

Twój przewodnik po raportowaniu zgodności z przepisami "Kontrola szkód"

22 grudnia 2021

Bez względu na to, jak bardzo koncentrujesz się na dokładnym zarządzaniu danymi środowiskowymi, nadal mogą zdarzyć się błędy. Być może przesunięto przecinek dziesiętny. Może w obliczeniach użyto niewłaściwego wskaźnika emisji. Może ktoś po prostu zgubił ważny dokument. Niezależnie od tego, efektem końcowym jest niedokładny raport zgodności.

Kiedykolwiek odkryjesz, że popełniłeś błąd w swoim raporcie zgodności z przepisami, natychmiast stajesz przed bardzo ważnym wyborem: naprawić to natychmiast lub mieć nadzieję, że nikt tego nie zauważy.

Oczywiście, istnieje tylko jedna właściwa odpowiedź na ten dylemat.

Mówiąc wprost, zawsze lepiej jest przyznać się do błędu i naprawić go jak najszybciej.

To dlatego, że Agencja Ochrony Środowiska (i większość innych agencji regulacyjnych) są na ogół wyrozumiałe dla prostych ludzkich błędów. Najważniejsze dla nich jest to, że wykazujesz swoje zaangażowanie w przestrzeganie zasad ochrony środowiska. Jest to również powód, dla którego EPA kładzie taki nacisk na samodyscyplinę i samokontrolę.

Z drugiej strony, ignorowanie niedokładnych raportów zgodności - nawet jeśli nie złamałeś żadnych zobowiązań prawnych - wysyła ostrzeżenie do agencji regulacyjnych, że Twoim głównym zmartwieniem nie jest dokładna sprawozdawczość. To właśnie wtedy istnieje największe prawdopodobieństwo, że zostaniesz poddany audytowi EHS i odwiedziny audytora, który będzie szukał każdego najmniejszego błędu, jaki tylko może.

I nie będzie on patrzył tylko na ten rok. Nie, najprawdopodobniej przekopią się również 5 lat wstecz do twoich dokumentów i również je przejrzą. Wyłapywanie błędów i naprawianie ich tak szybko, jak tylko je zauważysz, pomaga również zapobiec archiwizowaniu błędów i zapominaniu o nich przez lata, aż do momentu, gdy audytor odkopie je później.

Błędy się zdarzają: Naprawiaj je szybko

Oto jak poradzić sobie z sytuacją, gdy odkryjesz błąd w jednym z raportów:

  1. Skorzystaj z mądrości " 5 Whys ", aby dotrzeć do pierwotnej przyczyny problemu, dzięki czemu będziesz mógł określić nie tylko źródło błędu w ramach własnego systemu zarządzania środowiskowego, ale także jego przyczynę. Teraz nadszedł czas, aby zająć się obydwoma i raz na zawsze rozwiązać problem. Może to obejmować ulepszenie systemu zarządzania danymi, przeszkolenie pracownika lub aktualizację stosowanych formuł.
  2. Oblicz prawidłowe informacje dla prawidłowego raportu zgodności z przepisami.
  3. Przygotuj pisemne wyjaśnienie, dlaczego wystąpił błąd. Powinno ono również obejmować działania podjęte w celu skorygowania problemu, jak również wszelkie działania zapobiegawcze, które zostały podjęte.
  4. Wyślij poprawiony raport do swojej agencji sprawozdawczej, w formacie używanym dla raportu (ostatnio, EPA przenosi wszystkie swoje raporty zgodności do etools online).

Metoda nr 1 zabezpieczania przed błędami

Przede wszystkim jednak, zapobieganie jest zawsze preferowane. Najważniejszym krokiem w raportowaniu zgodności z przepisami jest przegląd wyników. Wykrycie błędów może być łatwiejsze niż się spodziewasz, jeśli masz sprawdzony dokładny (lub "czysty") zestaw danych, z którym możesz przetestować swoje raporty.

Ogólnie rzecz biorąc, harmonogram produkcji jest wskaźnikiem numer jeden, jeśli chodzi o wpływ na środowisko i emisje do powietrza.

Kiedy produkcja wzrasta, powinieneś zauważyć wzrost emisji. Jeśli spowolniłeś produkcję, prawdopodobnie będziesz miał mniej do raportowania.

Jeśli więc masz jeden okres czystych danych do pracy, powinieneś być w stanie porównać dane dotyczące produkcji z raportem próbnym i stwierdzić, czy wszystko wygląda prawidłowo.

Jeśli produkcja nie zmieniła się zbytnio, powinieneś zobaczyć podobne raporty. Wszelkie nieoczekiwane zmiany, które widzisz, powinny podnieść czerwoną flagę i skłonić do dalszego dochodzenia.

Kolejną wskazówką, jak utrzymać czystość i dokładność danych dotyczących zgodności jest zwiększenie częstotliwości przeglądów. Wiele firm stara się przeprowadzać jeden kompleksowy wewnętrzny audyt danych raz w roku (zwykle przed terminem złożenia dużego raportu, np. raportu Toxic Release Inventory) w nadziei na wykrycie błędów.

Zazwyczaj jednak skutkuje to tym, że przepracowani specjaliści ds. ochrony środowiska nie są już tak czujni na drobne błędy w danych i nie mają wystarczająco dużo czasu, aby dobrze wykonać swoją pracę.

Zalecamy dokonywanie przeglądu wszystkich głównych wpływów środowiskowych, takich jak LZO lub odpady niebezpieczne, co najmniej raz w miesiącu.

Zacznij od zaplanowania 30-minutowego spotkania ze wszystkimi zaangażowanymi osobami, nawet jeśli będzie to tylko Ty. Prawdopodobnie nie będziesz miał czasu na codzienne przeglądanie danych, ale sprawdzanie danych co miesiąc da Ci wystarczająco dużo czasu na naprawienie wszelkich błędów i nie będzie stanowiło obciążenia dla Twojego czasu ani zasobów.

Oczywiście, jeśli Twój system zarządzania środowiskowego może zautomatyzować wiele z tych procesów, przekonasz się, że podwójne sprawdzanie danych środowiskowych przebiega znacznie szybciej.

Innym powodem częstszego sprawdzania danych jest to, że nie mamy do czynienia z danymi sprzed wielu lat. Jeśli Twoja dokumentacja nie jest nieskazitelna, może okazać się niemożliwe ustalenie, co poszło nie tak w Twoich danych rok lub dwa lata wstecz.

Jeśli poświęcisz się sprawdzaniu wszystkich danych wysyłanych z zakładów, prawdopodobnie nie będziesz musiał zajmować się naprawianiem błędów. Ale jeśli jakiś mały błąd się prześlizgnie, pamiętaj: branie odpowiedzialności i poprawianie raportów sprawi, że będziesz po dobrej stronie EPA.

(Image credit: cogdog)